Ser síndico pela primeira vez exige esforço em dobro. O primeiro passo para quem acaba de assumir a gestão de um condomínio e nunca havia ocupado esse cargo antes é se inteirar sobre todas as responsabilidades. E não são poucas as tarefas. O trabalho de administrar um condomínio fica cada vez mais exigente e o síndico inexperiente pode se sentir um tanto perdido: o que fazer com toda a documentação? Papéis, devo arquivá-los? Quem são os empregados do condomínio? O encanamento estourou, há uma infestação de baratas nas áreas comuns, quais itens exigem manutenção? O síndico pode vir a responder judicialmente por erros na gestão? Quando o condomínio tem o respaldo de uma administradora fica mais fácil buscar essas respostas, mas, e quando não tem, a quem recorrer? Essas e muitas outras dúvidas certamente surgirão no dia a dia de quem assume o cargo pela primeira vez. Para auxiliar o síndico nessa primeira experiência, especialistas da área condominial orientam sobre os principais temas a serem observados pelo gestor.

Check-up

Antes de começar o trabalho, é necessário analisar a situação atual do condomínio a fim de saber o que se terá que enfrentar pela frente. O síndico deve verificar a situação de inadimplência dos condôminos, se há processos judiciais ou problemas estruturais no prédio. Além disso, é aconselhável que o síndico converse com o zelador sobre a manutenção do local, sobre as reclamações mais comuns e procure entender o histórico dos condôminos mais exigentes ou problemáticos. É preciso fazer os moradores cumprirem o que é determinado pela Convenção e o Regulamento Interno. O síndico não deve criar regras, apenas executá-las.

Documentação

Quando um novo Gestor assume um condomínio, ele deve conferir: saldos bancários; guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais; benefícios trabalhistas e tributos; comprovantes de pagamentos de contas; cadastro atualizado de condôminos e frações ideais; livro de atas; cartão do CNPJ (solicitar ao contador alteração de responsabilidade e certificado digital); convenção condominial e especificação; relatório da última emissão de boletos; e livro de registro de empregados e balancetes. Para arquivamento, o síndico deve guardar todos os documentos por tempo indeterminado. Existem prazos mínimos para arquivamento de alguns documentos. Os de departamento pessoal (funcionários), por exemplo, devem ser arquivados por 30 anos. Porém, nunca se sabe o que pode acontecer. O condomínio pode vir a necessitar de alguma documentação que foi descartada.

Funcionários

A primeira atitude do síndico ao assumir o mandato é se apresentar à equipe de funcionários, expor seus métodos e sua forma de trabalho para então solicitar sugestões. O novo gestor deve conferir a carga horária de cada colaborador, verificando junto ao sindicato da categoria se o salário e demais bonificações estão corretas. As Convenções Coletivas de Trabalho devem ser obedecidas. Além disso, é necessário verificar se as férias dos empregados estão em dia e se existe alguma pendência trabalhista. Essas informações também podem ser obtidas junto ao contador. Os síndicos devem tomar cuidado, também, com prestadores de serviço autônomos que ficam muito tempo realizando trabalho no condomínio. Sempre exijam contratos formalizados desses terceiros.

Uma maneira de verificar se o número de funcionários está adequado para o condomínio é observar se há excesso de horas extras na folha de pagamento. Primeiramente o síndico precisa avaliar se o trabalho que os funcionários estão desenvolvendo nessas horas excedentes é realmente necessário. Verificada essa utilidade e se o trabalho estiver excessivo, analisar a possibilidade de novas contratações. Outra dica importante é que o síndico atualize o cadastro dos empregados, com contatos de telefone, e-mail e endereço. A equipe de funcionários irá trabalhar junto com o síndico para zelar pelo condomínio.

Conselheiros

Ninguém trabalha sozinho. Essa é uma máxima presente no mundo corporativo e que pode ser aplicada para a gestão de um condomínio. Por isso, reunir uma boa equipe é muito importante. Um apoio imprescindível para a gestão é o Conselho Fiscal. Manter contato e reuniões constantes fará com que os membros sigam o mesmo pensamento, além de ajudar o síndico a delegar tarefas e responsabilidades. O síndico deve se reunir com o Conselho pelo menos uma vez ao mês. O síndico deve solicitar sugestões, apresentar propostas, além de prestar contas aos Conselheiros. Decisões importantes devem ser planejadas em conjunto com o Conselho e aprovadas pela assembleia.

Legislação

O síndico precisa conhecer bem a legislação que se aplica ao condomínio. Saber dos direitos e deveres e a responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo é imprescindível. As leis que norteiam as relações condominiais podem ser encontradas no Código Civil Brasileiro, o qual alterou alguns dispositivos da Lei 4.591/64, que dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias, bem como a Lei das Locações (nº 8.245/91). “Os artigos 1.331 até 1.358 do Código Civil, que tratam do Condomínio Edilício, regem a maior parte das normas condominiais, artigos esses frequentemente consultados pelos síndicos. Embora o Código Civil tenha alterado dispositivos da Lei 4.591, a Lei ainda vigora nos artigos que o Código não tenha revogado. O novo gestor também pode encontrar algumas respostas na Lei de Locações. Essa legislação rege principalmente a situação dos inquilinos perante o condomínio e, nos artigos 22 e 23, define as diferenças entre despesas ordinárias e extraordinárias. É um tema que gera dúvidas frequentes.

A Convenção Condominial é a lei interna do condomínio, sendo obrigatória conforme a exigência do art. 1.333 do Código Civil. Esse conjunto de normas prevê, entre outras matérias, a quota proporcional e o modo de pagamento das contribuições dos condôminos para atender às despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio; a forma de administração; a competência das assembleias; a forma de sua convocação e quórum exigido para as deliberações e as sanções a que estão sujeitos os condôminos ou possuidores. A Convenção é uma espécie de regulamento geral, que complementa a legislação e, portanto, não pode conflitar com o Código Civil e demais leis. Os condomínios também devem elaborar seu regimento interno, que passa a ser um instrumento complementar da Convenção, particularizando principalmente condutas dos condôminos, de modo a preservar a boa convivência entre os moradores. Para que a gestão do síndico seja assertiva, a leitura da Convenção e do Regimento Interno é essencial.

Responsabilidade

As tarefas que competem ao síndico são numerosas e importantes, já que administra o interesse e patrimônio comum da coletividade condominial. As principais funções do síndico estão enumeradas no art. 1.348 do Código Civil e §1º do art. 22 da Lei 4.591/64, bem como aquelas atribuídas em outros artigos dessas leis e também da Convenção Condominial e Regimento Interno. A principal função do síndico é administrar o bem comum e, com isso, pode responder por culpa ou dolo pela imprudência, imperícia e negligência no trato de suas atribuições, como qualquer administrador. Ele é o representante legal do condomínio.

Alguns exemplos práticos que podem implicar responsabilidade civil ao síndico por ações ou omissões em sua gestão são: falta de manutenção nos elevadores, nos reservatórios de água; instalação de brinquedos fora dos padrões exigidos; deixar de contratar seguros obrigatórios; deixar de obedecer às exigências de manutenções em equipamentos de segurança, como extintores e pararraios; se omitir a prestar contas aos condôminos em assembleia; utilizar indevidamente os recursos financeiros do condomínio; entre outros. A Convenção Condominial pode determinar outras situações em que o síndico poderá, além de ser obrigado a indenizar o condomínio, perder o mandato. A responsabilidade civil do síndico presume desrespeito à lei ou a Convenção. Para reduzir a probabilidade de erros na gestão, o síndico deve consultar frequentemente o Conselho Diretivo. Antes da tomada de decisões mais polêmicas, é pertinente que o síndico consulte, sempre que possível, o Conselho Consultivo e Fiscal e os demais moradores através das assembleias.

Áreas comuns

A palavra chave para este tópico é manutenção. As áreas comuns são espaços físicos de propriedade de todos os condôminos, definidas na Escritura de Convenção do Condomínio – instalações elétricas, portões, bombas d’água, elevadores, sistema de água e esgoto, sistemas de segurança, jardins, academia, salão de festas, entre outros. Essas áreas precisam ser vistoriadas com frequência e passam por manutenções periódicas. É de responsabilidade do síndico manter tudo sempre limpo, arrumado e em perfeitas condições de uso. Nesse item o gestor lida com empresas prestadoras de serviço e, para tanto, os especialistas alertam que os síndicos observem o cumprimento das especificações que garantem qualidade no serviço e segurança. Os síndicos devem exigir a apresentação dos documentos que atestam qualificação e cumprimento das normas técnicas. Uma dica para evitar o esquecimento da manutenção de equipamentos e áreas comuns é manter um “checklist” pautado por datas de vencimento de cada item, controlando cada ação futura e dando baixa nas manutenções realizadas.

Inventário

O síndico precisa estar ciente das ferramentas e equipamentos que o condomínio possui. Quando for deixar o cargo, também será necessário prestar contas desses itens. Se o condomínio não possui um inventário organizado, o novo gestor deverá montar um, utilizando os recursos e tecnologias atuais – fotografia digital, computadores. O inventário poderá ser armazenado em uma pasta específica no computador, de maneira detalhada, descrevendo quantidade de itens, tamanho, situação de uso, marca do produto, lembrando sempre de fazer o “backup” dos arquivos, evitando possíveis perdas. O síndico deve responsabilizar apenas um dos funcionários pelos equipamentos, aos quais somente ele terá acesso. Esse funcionário deve ser preferencialmente o zelador e é recomendável que somente ele tenha acesso à sala ou à caixa desses itens. Há condomínios que permitem o empréstimo de ferramentas aos moradores ou guardam equipamentos para uso comum. Nesses casos é imprescindível fazer um protocolo. O empréstimo ao morador e a devolução do objeto devem ser protocolados, constando o estado de conservação antes e depois do uso. Havendo deterioração do objeto emprestado, o morador deverá se responsabilizar pela reposição.

Agenda

É um cadastro de contatos dos funcionários, moradores e prestadoras de serviço. Uma ferramenta muito útil ao síndico. Geralmente fica guardada na portaria do prédio. Esta agenda deve ser atualizada periodicamente. É interessante que o síndico também faça novos orçamentos com outras empresas, avaliando o custo-benefício para o condomínio. As empresas podem aumentar seus preços e o síndico nem se dar conta de que está pagando mais caro pelo serviço.

Comunicação

Lidar com gestão de pessoas também requer boa comunicação. É importante que o síndico estabeleça um canal de comunicação com os moradores e funcionários. Essa tarefa ficou facilitada com o mecanismo da internet. Hoje muitos síndicos fornecem seus e-mails para atendimento e recebimento de sugestões. Estabelecer um horário de atendimento também evita chamadas inconvenientes. Isso evita as batidas na porta do síndico na madrugada. Descobrir as expectativas dos condôminos com a gestão é uma maneira de ser bem sucedido na função de síndico. Utilizando-se do meio escolhido para comunicação, faça uma pesquisa a fim de conhecer os anseios e as prioridades dos moradores.

Aprimoramento

Se destaca na função o síndico que não se contenta em saber somente o básico sobre a gestão condominial. Os síndicos devem  buscar participar de cursos e palestras.